cara bikin surat izin sekolah
Cara Bikin Surat Izin Sekolah: Panduan Lengkap dan Praktis
Membuat surat izin sekolah adalah keterampilan penting yang harus dimiliki oleh setiap siswa dan orang tua. Surat izin berfungsi sebagai pemberitahuan resmi kepada pihak sekolah mengenai ketidakhadiran siswa karena alasan tertentu. Dengan surat izin, ketidakhadiran siswa akan dianggap sah dan dapat meminimalkan potensi masalah akademis di kemudian hari. Berikut adalah panduan lengkap dan praktis tentang cara membuat surat izin sekolah yang efektif dan sesuai standar.
1. Memahami Tujuan dan Jenis Surat Izin Sekolah
Sebelum mulai menulis, pahami terlebih dahulu tujuan dan jenis surat izin yang diperlukan. Tujuan utama surat izin adalah untuk memberitahukan pihak sekolah tentang ketidakhadiran siswa dan alasannya. Surat izin juga berfungsi sebagai bukti tertulis yang dapat disimpan oleh pihak sekolah sebagai arsip.
Ada beberapa jenis izin sekolah, antara lain:
- Surat Izin Sakit: Digunakan ketika siswa tidak dapat masuk sekolah karena sakit.
- Surat Izin Keluarga: Digunakan ketika siswa harus menghadiri acara keluarga penting, seperti pernikahan, pemakaman, atau acara keluarga lainnya.
- Surat Izin Urusan Penting: Digunakan ketika siswa memiliki urusan penting yang tidak dapat dihindari, seperti pemeriksaan kesehatan, pengurusan dokumen penting, atau mengikuti kompetisi/lomba di luar sekolah.
- Surat Izin Lainnya: Digunakan untuk alasan ketidakhadiran yang tidak termasuk dalam kategori di atas, misalnya karena bencana alam atau keadaan darurat lainnya.
2. Struktur Surat Izin Sekolah yang Baik dan Benar
Surat izin sekolah umumnya memiliki struktur yang standar. Struktur yang baik akan membuat surat izin mudah dibaca dan dipahami oleh pihak sekolah. Berikut adalah struktur surat izin sekolah yang umum digunakan:
- Kop Surat (Opsional): Beberapa sekolah mungkin memiliki format kop surat sendiri. Jika ada, gunakan kop surat tersebut. Jika tidak ada, lewati bagian ini.
- Tanggal Surat: Tulis tanggal surat dibuat di pojok kanan atas. Format tanggal yang umum digunakan adalah tanggal-bulan-tahun (misalnya, 26 Oktober 2023).
- Perihal Surat: Tulis “Perihal: Izin Tidak Masuk Sekolah” atau “Perihal: Permohonan Izin Tidak Masuk Sekolah”.
- Yth. (Yang Terhormat): Tulis “Yth. Bapak/Ibu Wali Kelas [Nama Kelas]” atau “Yth. Bapak/Ibu Kepala Sekolah [Nama Sekolah]”.
- Salam Pembukaan: Tulis salam pembuka seperti “Dengan hormat,”.
- Isi surat: Bagian ini adalah inti dari surat izin. Jelaskan:
- Identitas siswa: Nama lengkap, kelas, dan nomor induk siswa (NIS) atau nomor induk siswa nasional (NISN).
- Alasan ketidakhadiran: Jelaskan alasan mengapa siswa tidak dapat masuk sekolah. Berikan penjelasan yang jelas dan ringkas. Jika karena sakit, sebutkan penyakitnya (jika memungkinkan). Jika karena urusan keluarga, jelaskan secara singkat urusan tersebut.
- Lama izin: Sebutkan tanggal atau rentang tanggal siswa tidak dapat masuk sekolah.
- Salam Penutup: Tulis salam penutup seperti “Atas perhatian dan izin yang diberikan, saya ucapkan terima kasih.”.
- Salam saya: Tulis “Salam saya,”.
- Tanda Tangan dan Nama Orang Tua/Wali: Orang tua/wali siswa menandatangani surat izin dan menuliskan nama lengkap mereka di bawah tanda tangan.
3. Contoh Format Surat Izin Sekolah (Sakit)
Berikut adalah contoh format surat izin sekolah karena sakit:
[Tanggal Surat]
Perihal: Izin Tidak Masuk Sekolah
Yth. Bapak/Ibu Wali Kelas [Nama Kelas]
Dengan hormat,
Dengan surat ini, saya selaku orang tua/wali murid dari:
Nomor: [Nama Lengkap Siswa]
Kelas: [Kelas Siswa]
NIS/NISN: [Nomor Induk Siswa/Nasional]
Memberitahukan bahwa anak saya tersebut di atas tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar pada hari [Tanggal] dikarenakan sakit [Sebutkan penyakit jika memungkinkan, misalnya demam].
Begitulah cara saya membuat surat izin ini. Atas perhatian dan izin yang diberikan saya ucapkan terima kasih.
salam saya,
[Tanda Tangan]
[Nama Lengkap Orang Tua/Wali]
4. Contoh Format Surat Izin Sekolah (Keluarga)
Berikut adalah contoh format surat izin sekolah karena urusan keluarga:
[Tanggal Surat]
Perihal: Izin Tidak Masuk Sekolah
Yth. Bapak/Ibu Kepala Sekolah [Nama Sekolah]
Dengan hormat,
Dengan surat ini, saya selaku orang tua/wali murid dari:
Nomor: [Nama Lengkap Siswa]
Kelas: [Kelas Siswa]
NIS/NISN: [Nomor Induk Siswa/Nasional]
Memberitahukan bahwa anak saya tersebut di atas tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar pada tanggal [Tanggal Mulai] sampai dengan [Tanggal Selesai] dikarenakan harus menghadiri acara [Sebutkan acara keluarga, misalnya pernikahan saudara].
Begitulah cara saya membuat surat izin ini. Atas perhatian dan izin yang diberikan saya ucapkan terima kasih.
salam saya,
[Tanda Tangan]
[Nama Lengkap Orang Tua/Wali]
5. Tips Membuat Surat Izin Sekolah yang Efektif
- Gunakan Bahasa yang Formal dan Sopan: Hindari penggunaan bahasa gaul atau bahasa informal dalam surat izin. Gunakan bahasa yang baku dan sopan.
- Jelaskan Alasan dengan Jelas dan Ringkas: Pihak sekolah perlu mengetahui alasan ketidakhadiran siswa. Jelaskan alasan tersebut dengan jelas dan ringkas, tanpa bertele-tele.
- Sertakan Informasi yang Lengkap dan Akurat: Pastikan semua informasi yang tercantum dalam surat izin, seperti nama siswa, kelas, NIS/NISN, tanggal, dan alasan, adalah benar dan akurat.
- Tulis Tangan atau Diketik dengan Rapi: Surat izin dapat ditulis tangan atau diketik. Jika ditulis tangan, pastikan tulisan rapi dan mudah dibaca. Jika diketik, gunakan font yang mudah dibaca dan ukuran font yang sesuai.
- Periksa Kembali Sebelum Diserahkan: Sebelum menyerahkan surat izin ke pihak sekolah, periksa kembali surat tersebut untuk memastikan tidak ada kesalahan penulisan atau informasi yang kurang.
- Serahkan Surat Izin Tepat Waktu: Serahkan surat izin kepada pihak sekolah sesegera mungkin. Idealnya, surat izin diserahkan sebelum siswa tidak masuk sekolah. Jika tidak memungkinkan, serahkan surat izin pada hari pertama siswa kembali masuk sekolah.
- Simpan Salinan Surat Izin: Buat salinan surat izin untuk arsip pribadi. Salinan ini dapat berguna jika ada pertanyaan atau masalah di kemudian hari.
- Komunikasikan dengan Pihak Sekolah: Selain menyerahkan surat izin, komunikasikan juga dengan pihak sekolah, terutama wali kelas, mengenai ketidakhadiran siswa. Hal ini dapat membantu memperlancar proses administrasi dan meminimalkan potensi masalah akademis.
- Perhatikan Kebijakan Sekolah: Setiap sekolah mungkin memiliki kebijakan yang berbeda mengenai surat izin. Pastikan Anda memahami dan mengikuti kebijakan sekolah mengenai surat izin.
6. Contoh Kalimat yang Bisa Digunakan dalam Surat Izin Sekolah
Berikut adalah beberapa contoh kalimat yang bisa digunakan dalam surat izin sekolah:
- “Dengan hormat, saya memberitahukan bahwa anak saya tidak dapat masuk sekolah karena…”
- “Sehubungan dengan adanya [alasan]maka anak saya tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar pada tanggal…”
- “Dikarenakan [alasan]anakku harus bolos sekolah pada…”
- “Mohon izin anak saya untuk tidak masuk sekolah pada tanggal… karena…”
- “Saya berharap Bapak/Ibu dapat memberikan izin kepada anak saya untuk tidak masuk sekolah pada tanggal…”
Dengan mengikuti panduan ini, Anda dapat membuat surat izin sekolah yang efektif dan sesuai standar. Ingatlah untuk selalu berkomunikasi dengan pihak sekolah mengenai ketidakhadiran siswa agar proses administrasi berjalan lancar dan meminimalkan potensi masalah akademis. Selalu perhatikan kebijakan sekolah mengenai surat izin dan pastikan Anda mematuhi semua aturan yang berlaku.